6 onvoorziene dingen waardoor mensen gelukkig worden van een time-tracker in je social intranet

Getting s#!t done


  • Nederlands
  • English
Node Author
Joris Snoek
Business Dev

Ik sprak laatst met enkele klanten die gebruik maken van een actieve timer in hun social intranet, ik kwam erachter dat actief klokken mensen gelukkiger maakt.

Hoe dan? Door deze 6 onvoorziene dingen:

1. ‘Getting things done’ door flow

Een tip voor productiviteit die vrijwel overal bovenaan staat: zorg dat je in een flow terecht komt door gefocust te werken aan maximaal één taak. Mister Multitask doodt je productiviteit waardoor je minder happy werkt.

Als je focust op één taak en pas start met de volgende als huidige volledig afgerond is, dan kom je vanzelf in een flow - geloof me, daar wil je echt zijn.

Doordat je op betreffende taak actief ingeklokt staat, forceer je jezelf om alleen aan díe taak te werken -anders klopt je tijdsregistratie niet meer. Je schakelt hierdoor afleidingen uit.

Overigens, er is een app voor ultieme flow-stimulatie: Flowstate. Deze app verwijderd tekst uit je document als je stopt met typen, mede ontwikkeld door filmmaker en screenwriter Caleb Slain. Durf jezelf dan maar eens af te laten leiden :)

2. Handoff: voor continuïteit van werken tussen alle apparaten

Soortgelijk aan de Continuity functie van Apple.

Ik heb er zelf een gewoonte van gemaakt om te gaan lopen tijdens telefoongesprekken. Omdat ik mijn collega’s niet wil storen en lange tijd zitten sowieso een ongezonde gewoonte is.

Een telefoongesprek gaat meestal over een bepaalde taak of project, ik heb dan informatie uit die taak nodig.

Ik start dan mijn actieve timer op betreffende taak vanaf mijn laptop, vervolgens open ik ons social intranet OpenLucius op mijn telefoon. Doordat de actieve timer constant onderin beeld staat, kan ik direct klikken op betreffende taak. Waardoor ik direct alle informatie voor mijn snufferd heb; inclusief telefoonnummer, projectinformatie en klant historie.

Als ik afdrijf in het social intranet (omdat ik andere informatie nodig) dan blijft constant de actieve timer onderin staan en kan ik direct terug naar de taak met relevante gegevens.

3. Makkelijk overzicht: wie, wat en waar

Doordat je kunt zien wie op welke taak is ingeklokt, zie je instant of mensen met de juiste taken bezig zijn. Zo hoef je mensen niet onnodig te storen om te vragen waar ze mee bezig zijn. Als je optioneel een budget per taak instelt kan je ook direct zien ‘hoe ver ze erin zitten’, scheelt nog meer onnodige storingen waardoor mensen in hun flow blijven.

Ook zie je direct wáár iedereen werkt: op kantoor, vanuit huis of op locatie.

4. Minder overhead door instant documentatie

Credits foto

Niet meer achteraf bedenken welke uren waar besteed zijn. Alles staat instant gedocumenteerd, scheelt weer veel tijd doordat je aan het einde van de week/maand niet meer handmatig uren hoeft te gaan boeken op projecten.

5. Leer van je fouten

Waar het ooit voor ontwikkeld is: meten is weten, een cliché maar waarheid. Het maakt niet uit of je een organisatie hebt die op uurbasis of op productbasis werkt: als je niet weet waar de tijd van medewerkers aan besteed wordt, dan ben je stuurloos.

Als je tijd klokt op taken in projecten, dan kan je analyseren waar het goed gaat -en waar het fout gaat. Je kunt meten wat effectief is, wat facturabel is en wat overhead is.

Alleen verborgen fouten zijn échte fouten, door te zien waar het fout gaat leer je en ga je beter een volgend project in.

Ook kan makkelijk gezien worden of budgets gehaald zijn. Zo kan extra budget aangevraagd worden, mocht je over je maximale tijd heen gaan.

6. Minder overhead: automatisch registratie vakantiedagen en overuren.

Tevens staan automatisch alle vrije uren en vakantiedagen geregistreerd. Dit is namelijk het aantal te werken uren minus het geklokte aantal uren in een bepaalde maand.

Overuren staan op dezelfde manier instant geregistreerd.

Scheelt ook weer veel overhead in administratie, waardoor je meer tijd over hebt voor dingen die er écht toe doen. Zoals samen een bakkie drinken, een boek lezen, sporten of yoga.

Wrap up

Een actieve time tracker in je social intranet lijkt een stoffig apparaat, maar bij ons heeft het zich bewezen als productiviteit booster. Doordat mensen meer gedaan krijgen, voelen ze zich gelukkiger.

Happy time tracking dus!

Credits header foto