Verplaats e-mail ellende niet naar je social intranet

Tips & Tricks


  • Nederlands
  • English
Node Author

E-mail heeft zich de afgelopen jaren ontwikkeld tot een 4-koppig monster. Wat begon als een handige tool voor communicatie is nu een work-around tool geworden, wat iedereen van zijn werk houdt. E-mail wordt misbruikt:

  • Als contact manager.
  • Om bestanden te beheren.
  • Om taken te beheren.
  • Om samen te werken met teamleden.

Gevolgen

  • Geen centrale communicatie & notificaties om alle projectleden (intern en extern) geïnformeerd te houden.
  • Belangrijke communicatie wordt begraven, je moet heel veel zoeken naar wat relevant is.
  • Overdracht van werkzaamheden is niet mogelijk.
  • Alle communicatie, documentatie en acceptaties versplinterd.
  • Geen persoons onafhankelijke projecten en taken.
  • Geen follow up van taken in standaard workflows.
  • ‘Reply all hell’ / ‘CC terreur’.

Ook wordt het nog vaak gebruikt als een project management of crm tool: even checken wat er ook allemaal aan de hand was voordat je iemand contact.

Oplossing: good old intranet?

Het traditionele intranet heeft een stoffig karakter: een lelijke, statische omgeving waar je wat documenten kunt vinden. Ook kan je vaak nog wat nieuws vinden van drie generaties geleden.

Gelukkig heeft het intranet een geweldige comeback gemaakt in de vorm van het social intranet. Het sociale component stoft het intranet af en maakt het levendig; zelfs een plek waar je graag komt om op de hoogte te blijven alle ontwikkelingen binnen jouw organisatie. Waar je ook bent, soortgelijk als Facebook:

  • Activity-streams met nieuws, foto’s, videos en status updates.
  • Projectgroepen met taken, forums en chats (open of besloten).
  • Events, jubilea en verjaardagen.
  • Centraal samenwerken aan projecten en bestanden.
  • Uitgebreide profielen: wie, wat, waar.

Social is een groot deel van zo’n modern intranet: er vind veel interactie plaats. En het mooie is: dit gebeurd centraal en niet via e-mail. Waardoor je alle negatieve gevolgen genoemd hierboven niet meer hebt.

Maar nieuwe problemen liggen op de loer:

Pas op voor 'social overload’ in jouw social intranet

Centrale communicatie in een social intranet kan het 4 koppige e-mail monster dus verslaan, maar als je niet oppast loop je in het social intranet tegen soortgelijke problemen aan. Het voornaamste probleem wat kan ontstaan: constante stroom van notificaties uit berichten, projecten en taken; waardoor mensen gestoord worden en hun werk alweer niet afkrijgen.

Berichten binnen teams vormen meer dan 60% van alle werk gerelateerde communicatie. En mensen hebben de neiging dat alles constant direct beantwoord moet worden, vooral als je continu notificaties krijgt.

Als je niet oppast kan dit een groter probleem worden dan e-mail, omdat het meer dringend aanvoelt. Het vereist een bepaalde discipline om je niet constant te laten storen. Maar een social intranet kan hierin helpen door:

  1. Selectieve notificaties
  2. ‘Niet storen’ functie
  3. Persoonlijk instelbare e-mail notificaties

1. Selectieve notificaties

Laat het social intranet alleen notificaties tonen van écht belangrijk issues, dit scheelt vaak al meer dan 80%. Dit is een kwestie van instellen: wat is écht belangrijk voor jouw team om notificaties van te krijgen.

2. ’Niet storen’ functie

Bijvoorbeeld: je verwacht 4 uur nodig te hebben om een bepaalde taak af te krijgen. Klik op de ‘niet storen’ knop in jouw social intranet en er zullen 4 uur lang geen notificaties meer getoond worden.

3. Persoonlijk instelbare e-mail notificaties

Laat mensen persoonlijk instellen van welke notificaties ze ook een e-mail willen hebben, voorbeelden:

  • Nieuwe taken, berichten, documenten en groepen.
  • Likes op jouw items.
  • Jubilea, verjaardagen en events.
  • Naderende project deadlines.
  • Verlopen taken.

Zorg dus dat jouw intranet controle heeft over de notificaties waardoor je mensen niet onnodig lastig valt en productiviteit een boost geeft.

Happy samenwerking!

Credits header foto