Communicatie en documentatie direct vinden, niet eindeloos zoeken.

Teamwork & Productivity


Node Author

Het eindeloos zoeken naar communicatie en documentatie in e-mails en bestanden op allerlei verschillende locaties -helaas herkenbaar voor veel mensen.

En tegenwoordig niet meer nodig:

Als je samenwerkt in een werk management platform als OpenLucius kan je met één zoekopdracht direct de juiste informatie vinden, waar het ook staat.

Bespaar busladingen tijd en frustratie: direct vinden, niet eindeloos zoeken.

Hoe dan? 5 oplossingen:

1. Krachtige, slimme algemene zoekmachine

Een krachtige functie in OpenLucius is de algemene zoekmachine: voer een zoekterm in en OpenLucius zoekt in al jouw groepen, in alle content, inclusief teksten in documenten. Door het slimme zoek-algoritme staat het meest relevante resultaat bovenaan:

De zoekmachine ondersteunt:

  • Teksten vinden in geüploade documenten (Word, PDF, Excel, etc)
  • Spellingsvouten
  • Filters, om snel de zoekopdracht te verfijnen
  • ‘Bedoelde u’ functie
  • Zoeksuggesties / automatisch aanvullen zodra je start met typen:

Vind nieuwe inzichten

Doordat je zoekt in alle content vind je waarschijnlijk ook berichten, taken of documenten die je niet eerder gezien hebt. Wat direct een verrijking aan kennis geeft. Ook zou je kunnen ontdekken dat een collega bepaalde kennis in huis heeft waar je niet van wist.

Ook vinden in externe systemen

OpenLucius kan ook externe systemen indexeren in de centrale zoekmachine, waardoor je een waar portal bouwt: vind snel alle informatie in je gehele organisatie. Een soort Google voor je eigen interne informatie, communicatie en documentatie!

2. Recente activiteiten

Als het recente communicatie is (bijvoorbeeld een nieuw bericht, taak of reactie) dan zie je deze terug in activity streams, die tevens vaak gebruikt worden om snel up-to-speed te komen zonder iedereen lastig te vallen.

OpenLucius biedt 3 verschillende streams:

Een groep bestaat uit groepsleden die kennis delen en samenwerken: bijvoorbeeld een team, afdeling, vestiging, projectgroep of documentatiegroep.

  1. Activity stream home: alle activiteiten van alle groepen waar je lid bent.
  2. Activity stream per groep: op het groepsdashboard vind je activiteit van alleen betreffende groep.
  3. Persoonlijk: op je persoonlijke dashboard vind je alle recente informatie die je zelf geplaatst hebt. Bijvoorbeeld een reactie op een bericht, een geüpload document of een pas toegevoegde boek pagina.

3. Groep filteren

Als je van veel groepen lid bent, dan kan de groepenlijst lang worden, door een eenvoudige filter kan je snel gewenste groepen vinden:

4. Documenten filteren

Door te zoeken op een bestandsnaam, wordt de bestandslijst instant gefilterd op de ingevoerde zoekterm.

5. Boek pagina's filteren

Soortgelijk als het filteren van bestanden, zodra je start met typen, filtert OpenLucius meteen op betreffende zoekterm.

Wrap up

Tot zover de opsomming over de zoekfuncties waardoor je werk een stuk aangenamer wordt. Vragen of aanvullingen? Let me know.

Credits header foto